Vsaka nova zaposlitev s sabo prinaša veliko spremembo, ki zahteva prilagoditev na novo delovno okolje, sodelavce, procese in pričakovanja. Prvi dnevi in tedni v novi službi imajo velik vpliv na to, kako hitro se zaposleni znajde v novi vlogi ter kako uspešno začne opravljati svoje naloge. Prav zato ima onboarding oziroma uvajanje zaposlenih pomembno vlogo pri ustvarjanju pozitivne izkušnje ob začetku nove zaposlitve.
Onboarding ni le formalni postopek, temveč strukturiran proces, ki zaposlenemu pomaga razumeti podjetje, svojo vlogo in način dela. Dobro zasnovano uvajanje lahko prispeva k večji motivaciji, boljšemu sodelovanju in večji uspešnosti zaposlenega, hkrati pa pozitivno vpliva tudi na ugled delodajalca.
Kaj pomeni onboarding ali uvajanje zaposlenih
Onboarding je postopek uvajanja novega zaposlenega v podjetje, ki zajema vse aktivnosti od podpisa pogodbe o zaposlitvi do trenutka, ko zaposleni samostojno in samozavestno opravlja svoje delo. Cilj tega procesa je, da se posameznik čim hitreje vključi v ekipo, razume svoje naloge ter dodobra spozna delovno okolje.
Uvajanje vključuje različne aktivnosti, kot so spoznavanje sodelavcev, predstavitev podjetja, razlaga delovnih procesov, usposabljanje za uporabo orodij ter seznanitev z organizacijsko kulturo. Dobro načrtovan onboarding zaposlenemu pomaga, da se že od samega začetka počuti dobrodošlega in pripravljenega na nove izzive.
Zakaj je onboarding pomemben
Kakovosten onboarding pomembno vpliva na zadovoljstvo zaposlenih, njihovo zavzetost in dolgoročno uspešnost pri delu. Zaposleni, ki so bili deležni jasno strukturiranega procesa uvajanja, se hitreje vključijo v ekipo in bolje razumejo pričakovanja glede svojega dela.
Pozitivna izkušnja ob začetku nove zaposlitve lahko vpliva tudi na večjo pripadnost podjetju in manjšo verjetnost, da zaposleni hitro zapusti delovno mesto. Dobro uvajanje zmanjšuje negotovost, povečuje samozavest zaposlenega in omogoča hitrejši razvoj potrebnih znanj.
Hkrati onboarding podjetju pomaga, da novega sodelavca čim hitreje pripravi na samostojno delo, kar prispeva k večji produktivnosti in boljši organizaciji dela.
Preboarding kot prvi korak uvajanja
Proces uvajanja se začne že pred prvim delovnim dnem, v fazi, ki jo imenujemo preboarding. To obdobje zajema prve stike med podjetjem in novim zaposlenim po podpisu pogodbe o zaposlitvi.
V tem času zaposleni pogosto prejme uvodno sporočilo dobrodošlice, osnovne informacije o podjetju ter praktične podrobnosti glede prihoda na delovno mesto. Podjetje lahko pripravi tudi priročnik za zaposlene, predstavitev vrednot podjetja ali informacije o ekipi.
Dobro je, da podjetje novega zaposlenega že pred začetkom dela poveže z mentorjem ali sodelavcem, ki mu bo pomagal pri uvajanju. Prav tako je pomembno, da je delovno mesto pripravljeno, urejena pa sta tudi vsa potrebna dokumentacija in oprema.
Prvi delovni dan kot pomemben mejnik
Prvi delovni dan je eden najpomembnejših trenutkov v procesu uvajanja. Takrat zaposleni prvič stopi v novo delovno okolje, spozna sodelavce in začne pridobivati prve konkretne informacije o svojem delu.
Dobro organiziran prvi dan običajno vključuje predstavitev podjetja, ogled prostorov, spoznavanje sodelavcev in razlago delovnih nalog. Bistveno je, da ima zaposleni že prvi dan dostop do potrebne opreme, računalnika in drugih orodij za delo.
Podjetja pogosto pripravijo tudi uvodni sestanek z vodjo ali ekipo, na katerem se zaposleni seznani s cilji in pričakovanji. Včasih vključujejo tudi neformalno druženje, na primer skupno kosilo ali srečanje ob kavi, kar pomaga ustvariti sproščeno vzdušje.
Uvajanje v prvih tednih in mesecih
Onboarding se nadaljuje tudi po prvem dnevu in običajno traja več tednov ali mesecev. V tem obdobju zaposleni postopoma prevzema več odgovornosti, se uči novih nalog in razvija potrebne kompetence.
Podjetja pogosto pripravijo načrt uvajanja za prvih 30, 60 ali 90 dni, ki zaposlenemu pomaga razumeti, kaj se od njega pričakuje v posameznem obdobju. Takšen načrt omogoča boljšo organizacijo dela in lažje spremljanje napredka.
V tem času potekajo tudi redni pogovori z nadrejenim, v okviru katerih zaposleni prejme povratne informacije, postavlja vprašanja in se pogovarja o morebitnih izzivih. Takšna komunikacija omogoča sprotno reševanje težav in izboljšanje delovne izkušnje.
Primeri dobrih praks pri onboardingu
Uspešen onboarding vključuje več različnih aktivnosti, ki zaposlenemu pomagajo, da se postopoma vključi v novo delovno okolje. Spodaj navajamo nekaj idej, ki jih lahko vključite v svoj postopek:
Uvodni sestanki in predstavitev podjetja
Ena izmed prvih aktivnosti onboardinga je uvodni sestanek, na katerem zaposleni spozna podjetje, njegovo delovanje, vrednote in organizacijsko kulturo. Pomembno je, da zaposleni razume, kakšna je vizija podjetja in kakšno vlogo ima njegovo delo v širši sliki.
Pogosto onboarding vključuje tudi ogled delovnega okolja ter predstavitev ključnih informacij, kot so pravila dela, način komunikacije in osnovni procesi v podjetju.
Mentor ali “onboarding buddy”
Veliko podjetij novim zaposlenim dodeli mentorja ali sodelavca, ki jim stoji ob strani pri prvih korakih v novi službi. Mentor ali t. i. onboarding buddy zaposlenemu pomaga pri orientaciji v podjetju, odgovarja na vprašanja in ga postopoma uvaja v delovne naloge.
Takšna podpora zmanjšuje začetno negotovost in omogoča bolj sproščeno vključevanje v ekipo, saj ima zaposleni vedno na voljo osebo, na katero se lahko obrne.
Predstavitev oddelkov in sodelavcev
Spoznavanje različnih oddelkov je pomemben del onboardinga, saj zaposlenemu omogoča boljše razumevanje delovanja podjetja. Zaposleni tako spozna, kako so posamezni oddelki povezani in s kom bo najpogosteje sodeloval.
Takšne predstavitve pomagajo vzpostaviti prve delovne odnose ter olajšajo komunikacijo pri vsakodnevnih nalogah.
Učenje skozi delo in dodatna izobraževanja
Onboarding pogosto vključuje tudi postopno uvajanje v konkretne naloge in projekte. Zaposleni se največ nauči skozi praktično delo, ob tem pa lahko sodeluje tudi pri dodatnih izobraževanjih ali usposabljanjih.
Takšen pristop omogoča razvoj potrebnih znanj in veščin ter zaposlenemu pomaga, da postane samostojen pri opravljanju svojega dela.
Redno zbiranje povratnih informacij
Pomemben del uspešnega onboardinga je tudi redno preverjanje, kako se zaposleni počuti v novi vlogi. Pogovori z nadrejenim ali kadrovsko službo omogočajo, da zaposleni deli svoje izkušnje, vprašanja ali morebitne izzive.
Povratne informacije pomagajo podjetju izboljšati proces uvajanja ter zagotoviti, da se zaposleni počuti podprtega tudi po prvih tednih v novi službi.
Kdo sodeluje pri procesu uvajanja
Onboarding ni zgolj odgovornost kadrovske službe, temveč zajema sodelovanje več oseb. Pomembno vlogo ima vodja, ki zaposlenemu pomaga razumeti naloge, cilje in pričakovanja glede dela.
Sodelavci pomagajo pri vključevanju v ekipo, mentor pa zaposlenemu nudi dodatno podporo pri prvih korakih. Dobro sodelovanje med vsemi vključenimi omogoča boljšo izkušnjo za zaposlenega in hitrejše prilagajanje novemu delovnemu okolju.
Ko podjetje onboarding obravnava kot skupno odgovornost, je proces uvajanja učinkovitejši in prijetnejši za vse vpletene.
Zaključek
Onboarding oziroma uvajanje zaposlenih je pomemben proces, ki vpliva na uspešnost nove zaposlitve. Dobro načrtovano uvajanje zaposlenemu omogoča, da se hitreje vključi v delo, razume svojo vlogo in razvije pozitiven odnos do podjetja.
Če iščete novo zaposlitev ali spremljate prosta delovna mesta, lahko na Optius.com najdete številne zaposlitvene oglase ter priložnosti za razvoj kariere. Pri izbiri nove službe je smiselno preveriti tudi, kako podjetje poskrbi za onboarding, saj lahko kakovostno uvajanje pomembno vpliva na vašo izkušnjo v novem delovnem okolju.
Pripravil: Optius.com