Kaj storiti s starimi prijavami kandidatov?

To vprašanje pogosto muči veliko delodajalcev oziroma vodij kadrovskih oddelkov v podjetjih,
ko zaključijo izbirne postopke pri prijavah kandidatov na prosto delovno mesto.

Pred kratkim je Informacijski pooblaščenec (IP) objavil posodobljene smernice glede varstva osebnih podatkov v delovnih razmerij, najdete jih na povezavi tukaj. Te smernice narekujejo, da smejo delodajalci v prijavah od kandidatov zbirati le tiste osebne podatke, ki se navezujejo na razpisano delovno mesto in pripeljejo do končne odločitve, ali kandidat izpolnjuje pogoje na podlagi ustreznih znanj in izkušenj. Pod ta osebni podatek pri prijavah torej zagotovo ne spadajo davčna številka kandidata, EMŠO, številka transakcijskega računa in podatki o otrocih. V nadaljnjem postopku, ko delodajalec sklene pogodbo o delovnem razmerju s kandidatom, lahko delodajalec pridobi mnogo osebnih podatkov, na primer konfekcijsko številko za delovno uniformo in podatke o otrocih (za izračun letnega dopusta).

Prijave kandidatov hranite še vsaj 30 dni

Priporočljivo je, da po preteku izbirnega postopka prijave kandidatov z ostalimi dokazili, ki potrjujejo izpolnjevanje pogojev za razpisano delovno mesto, hranite v pisani še vsaj 30 dni. Namreč dobrih 30 dni imajo neizbrani kandidati po zakonu o delovnih razmerjih še čas, da vložijo zahtevo za sodno varstvo, če so mnenja, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije. Po tem roku naj delodajalec neizbranemu kandidatu vrne originalna dokazila, ki jih je kandidat priložil ob prijavi ali če kandidat od delodajalca to izrecno zahteva. V nasprotnem primeru pa naj delodajalec tovrstna dokazila uniči.
Smernice Informacijskega pooblaščenca pa narekujejo izjemo in sicer pri kandidatih, ki želijo, da delodajalci obdržijo njihove prijave in dokazila v primeru ponovno razpisanega delovnega mesta in so za ta namen delodajalcu nedvoumno privolitev. Do kdaj pa dejansko delodajalci lahko hranijo tovrstne prijave neizbranih kandidatov, pa je odvisno od okoliščin posameznega primera.

Dokumentacijo izbirnega postopka hranite še pet let

Pri izbirnem postopku v podjetju nastane veliko dokumentacije in je namenjena izbiri primernega kandidata za razpisano delovno mesto, hkrati pa služi tudi kot dokaz o pravilno izvedenem postopku izbire pravega kandidata. Informacijski pooblaščenec pojasnuje, da naj delodajalec hrani vso dokumentacijo, dokler za kandidata obstaja možnost, da vloži ovadbo ali odškodninsko tožbo zoper izbirni postopek.

Pri Informacijskem pooblaščencu navajajo: "zaradi tega je pri določanju časa shranjevanja te dokumentacije treba upoštevati zastaralne roke s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava in v primeru, ko pravno sredstvo zoper odločitev o izbiri ni bilo vloženo, dokuentacijo hraniti pet let od dneva odločitve o izbiri."

Vir: Časnik Finance, dne 27.12.2016 

Kategorije: Novice za delodajalce