A z 20.novembrom 2023 se napovedujejo spremembe – takrat se bo začel uporabljati Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 50/23, v nadaljevanju: ZEPDSV-A), ki posega, spreminja in dopolnjuje področje vodenja evidenc o izrabi delovnega časa.
V nadaljevanju boste spoznali:
- Evidence delovnega časa, ki jih bomo spremljali po novem
- kako s aplikacije podpreti novelo ZEPDSV-A (video),
- odgovore na nekatera vprašanja, ki se nanašajo na novelo.
Podrobnejša evidenca o izrabi delovnega časa
Dopolnjeni 18. člen ZEPDSV-A je razširil obstoječi obseg podatkov, ki jih je treba dnevno vpisovati v evidence o delovnem času.
Popolna in zakonsko skladna evidenca delovnega časa mora po novem vsebovati naslednje podatke (podatki od vključno 8. točke naprej so novi podatki):
- Podatke o številu ur.
- Skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa.
- Opravljene ure v času nadurnega dela.
- Neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila.
- Neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila.
- Neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače.
- Število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.
- Čas prihoda na delo in čas odhoda delavca z dela.
- Izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom.
- Opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo).
- Opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času.
- Tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
- Po noveli ZEPDSV je treba evidentirati ure, ki so nastale v MANJ UGODNIH POGOJIH DELA (izmensko, nočno, praznično ...).
Pregled ostalih novosti, ki jih prinaša novela ZEPDSV-a najdete na povezavi.
Kako informacijsko podpreti novelo ZEPDSV-A?
Novela ZEPDSV-A razen v izjemnih primerih ne zahteva elektronskega vodenja evidenc delovnega časa. Vsekakor pa elektronska evidenca pomeni, da gre podjetje v korak s časom na področju višje produktivnosti dela. Z elektronsko evidenco delovnega časa odpravljajo ročno beleženja podatkov ter dosegajo višjo raven skladnosti z obstoječo zakonodajo.
Informacijska podpora evidentiranje delovnega časa prinaša:
- večjo verodostojnost podatkov (revizijska sled),
- lažjo dokazljivost avtentičnosti (brez ponarejanja podatkov),
- večjo pravno varnost v postopkih na sodišču,
- poenostavljen način vodenja evidenc,
- prihranek pri času oz. izboljšane procese dela,
- hitrejši obračun plač in lažje zaključevanje evidenc delovnega časa,
- poročila in analitiko v realnem času.
- VIDEO: Informacijska podpora novega zakona ZEPDSV
Slovarček in razlago osnovnih pravnih terminov, kot npr. neenakomerni delovni čas, gibljiv delovni čas itd.) najdete na povezavi.
Pogosta vprašanja in odgovori, vezani na novelo ZEPDSV-A
Kako je z beleženjem odmorov za malico?
Na podlagi dopolnjenega 18. člena ZEPDSV-A je postalo evidentiranje izrabe odmora med delovnim časom zakonska obveza. Zakon izrecno ne zahteva evidentiranja začetka in konca odmora, temveč morata biti iz evidence razvidna izraba in obseg izrabe odmora.
Bistveno torej je, da iz evidence izhaja, da je delodajalec delavcu zagotovil odmor v obsegu, ki mu pripada (dolžina odvisna od časa, prebitega na delu).
Ali mora delodajalec zagotoviti vpogled v evidenco delovnega časa?
Da. Delavci imajo na podlagi dopolnjenega 19. člen ZEPDSV-A sedaj pravico, da od delodajalca enkrat tedensko zahtevajo pisno seznanitev s podatki iz evidence o delovnem času. Če je pri delodajalcu uveden elektronski sistem evidentiranja, je obveznost seznanitve izpolnjena, če se delavcu zagotovi neposredni elektronski dostop do podatkov.
Kako je z beleženjem nadur?
Beleženje ur, ki so opravljene v okviru odrejenega nadurnega dela, je obvezno že sedaj, novela ZEPDSV-A na tem področju ne prinaša sprememb.
Ali lahko zaposleni sam vpisuje podatke vsak mesec?
Evidenca o izrabi delovnega časa je dokument, ki jo mora že na podlagi trenutno veljavnega ZEPDSV voditi delodajalec. Novela ZEPDSV-A tega ne spreminja. Delodajalec mora poskrbeti, da so podatki o delovnem času vpisani dnevno in da vsebina evidence vsebuje vse zakonsko zahtevane podatke. Če se delavci evidentirajo sami (recimo elektronsko ali preko izpolnjevanja formularjev), mora delodajalec poskrbeti, da delavci to obveznost redno izpolnjujejo in da evidenca vsebuje vse zakonsko zahtevane podatke.
Mnogo več vprašanj in odgovor na najdete na povezavi FAQ ZEPDSV.
Pripravil: ŠPICA INTERNATIONAL d.o.o. Ljubljana