Temeljna vez med delodajalcem in zaposlenim je pogodba o zaposlitvi. Četudi je sestavljena iz številnih členov, ki opredeljujejo razmerje, v njej ni navedeno vse, kar uravnava to vez. Za dobrobit obeh strani moramo v podjetju sprejeti tudi druge dokumente, s katerimi temeljiteje definiramo naše razmerje, prav tako pa so nujni tudi takrat, ko nas obišče delovni inšpektor.
Kdo največkrat nima urejenih dokumentov?
Večja podjetja, kjer je struktura bolje definirana in vsak opravlja le svoje izrecno navedeno delo, imajo večino dokumentov urejenih. Morda ne prav posodobljenih, a glavnina je tu. Največkrat se pri takšnih organizacijah ob obisku inšpektorja urejajo dodatna priporočila in dopolnitve, za katere poskrbi kadrovski ali pravni oddelek.
Večje težave pri tem imajo manjša podjetja in podjetniki, ki so hkrati ustanovitelji podjetja, direktorji, glavni promotorji, večkrat tudi sami začeli s podjetniško potjo, podjetje pa je skozi leta rastlo v strukturo, ki v velikosti med 30 in 50 zaposlenimi že potrebuje korenit pregled obstoječe dokumentacije in temeljne dopolnitve. Trg dela in gospodarstvo, zakoni in kolektivne pogodbe se skozi leta dopolnjujejo, spreminjajo, razvijajo. Potrebno jim je slediti tudi takrat, ko menimo, da imamo v podjetju zadeve urejene.
Katere dokumente inšpektorji največkrat pregledajo?
Splošni akti delodajalca so zavezujoča dokumentacija o pravicah in dolžnostih tako delodajalca kot tudi zaposlenega, po katerih se obe strani morata ravnati. Te nam bodo tudi ob obisku najpogosteje pregledali inšpektorji za delo:
- pravilnik o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest,
- pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti in prisotnosti drugih psihoaktivnih substanc,
- pravilnik o prepoznavanju in preprečevanju spolnega in drugega nadlegovanja ter trpinčenja na delovnem mestu.
Vsi pravilniki morajo biti usklajeni tudi z ZDR-1 in kolektivnimi pogodbami, če te za določeno panogo obstajajo (in so hkrati zavezujoča za podjetje). Seveda pa je ob obisku inšpektorja za delo odvisno, s kakšnim namenom je prišel. Če je zoper vas bila podana anonimna prijava, lahko predvidevate, da se bo inšpektor odločil in preveril le zadevo, ki je bila ob prijavi navedena.
Vsakemu delodajalcu pa priporočamo tudi ureditev drugih dokumentov, ki niso nujni za poslovanje in jih inšpektorji v prvi vrsti ne preglejujejo, vam pa lahko pomagajo pri organiziranosti podjetja. Ti dokumenti so:
- pravilnik o delovnih razmerjih,
- pravilnik o delovnem času, počitkih in dopustih,
- pravilnik o plačah in drugih prejemkih,
- pravilnik o postopkih v primeru kršitev obveznosti in odgovornosti.
- Pravilnik o varovanju osebnih podatkov in poslovnih skrivnosti,
- pravilnik o uporabi službenih vozil, itd.
Inšpektorji pogostokrat pogledajo personalne mape zaposlenih, v katerih naj bo naslednja dokumentacija:
- Vloga za zaposlitev z vso dokumentacijo (npr. fotokopija spričevala/diplome) in podatki o zaposlenemu
- Dokazilo o objavi prostega delovnega mesta
- Zdravniško spričevalo
- Pogodba o zaposlitvi (in predlog pogodbe o zaposlitvi)
- Prijava v obvezna socialna zavarovanja
- Dokazilo o vročitvi prijave v obvezna socialna zavarovanja delavcu
- Soglasje delavca za opravljanje dela v začasno prerazporejenem delovnem času, za opravljanje nadurnega dela, dela v neenakomernem delovnem času, nočnega dela (v kolikor je potrebno)
- Obvestilo o odmeri letnega dopusta z dokazilom o vročitvi delavcu
- Potrdilo o opravljenem usposabljanju iz varnega dela in požarne varnosti
- Evidenca o zaposlenemu in evidenca delovnega časa v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (v kolikor jo vodite posamično)
Naj inšpektor za delo ne bo glavna motivacija za ureditev vaše dokumentacije
Kljub temu da nas inšpektor za delo najbolj »spodbudi« k ureditvi teh zadev, moramo kot delodajalec zavzemati držo, kjer izražamo predanost pravičnemu, urejenemu in kolegialnemu sistemu. Pri vašem poslovanju ne sme biti ključnega pomena »izogibanje kaznim«, »krizni menedžment« zavoljo zakonov, temveč urejeno delovno okolje, v katerem so uvedeni vsaj minimalni pogoji za izvajanje del, ki jih zahteva ZDR-1. Le urejena dokumentacija bo obema stranema omogočala korektno opravljanje dela in spoštovanje pravic in dolžnosti drug drugega.
Vir slike: www.freepik.com/free-photos-vectors/business