Med kadroviki v zadnjem času opažamo vse več dilem, ki se nanašajo na ustreznost shranjevanja podatkov in listin med samo zaposlitvijo in po prenehanju delovnega razmerja z delavcem.
Določene omejitve nam je prinesla še Splošna uredba (GDPR). Tako je postalo ustrezno vodenje evidenc oziroma personalnih map, pravi izziv.
Koliko časa lahko / moramo hraniti določene listine in podatke?
Delodajalec je dolžan po zaključenem razmerju z delavcem, hraniti listine dovolj dolgo, da bodo v primeru potrebe le-te na voljo, ne sme pa jih hraniti predolgo, da ne bi kršil varstva osebnih podatkov. Po drugi strani je kar nekaj listin in dokumentov, ki jih mora delodajalec oziroma podjetje hraniti trajno.
Nekaj primerov:
|
Trajno |
5 let po prenehanju |
2 leti po prenehanju |
Uničiti takoj po prenehanju |
|
|
|
|
Ustreznost evidenc o zaposlenih delavcih, stroških dela, izrabi delovnega časa, itd. je kompleksen proces, ki se ga mora delodajalec do potankosti držati in slediti mnogim zakonskim določilom in omejitvam. Manjši delodajalci večkrat nimajo zaposlene osebe za kadrovsko področje, sledenje vsem zahtevam pa terja tako čas kot tudi denar.
Pripravila: Tanja Šket, Direktorica, Atama d.o.o.