Do učinkovitega poslovanja tudi med drugim valom koronavirusa!

Ste vse svoje zaposlene poslali domov ali delo na daljavo v vašem kolektivu ni mogoče? Morda uvajate hibridni sistem in bodo člani ekipe na delo hodili izmensko? V tem članku nagovarjamo prav vse, ne glede na tip sprememb, ki jih uvajate oz. ste jih že uvedli!

Napočil je drugi polčas strožjih ukrepov za zajezitev novega koronavirusa, ki bo zopet opazneje zaznamoval delo večine izmed nas. Tudi tiste, ki svojih pisarn (še) ne selijo domov, na delovnem mestu čakajo številne spremembe, zato se večina delodajalcev sooča z enakim vprašanjem: Kako v teh oteženih okoliščinah poskrbeti za učinkovit delovni proces? Na kariernem portalu Optiu.com smo pozorno spremljali in preučevali odzive podjetij med spomladansko karanteno, pri tem pa odkrili mnogo koristnih praks. V tem prispevku bomo najuspešnejše delili z vami ter vam tako pomagali, da ob spremembi načina dela ne boste ponavljali starih napak.

Komu vse so namenjeni nasveti v tem prispevku?

Ste vse svoje zaposlene poslali domov ali delo na daljavo v vašem kolektivu ni mogoče? Morda uvajate hibridni sistem in bodo člani ekipe na delo hodili izmensko? V tem članku nagovarjamo prav vse, ne glede na tip sprememb, ki jih uvajate oz. ste jih že uvedli! 

Vprašajte, prisluhnite, upoštevajte!

Vaši zaposleni so najdragocenejši vir informacij, ki jih v teh trenutkih potrebujete več, kot kadarkoli poprej. Preden sprejmete dokončne ukrepe in organizirate delo med drugim valom epidemije, zato pozorno prisluhnite njihovih željam, pomislekom, skrbem in pobudam.

online sestanek

Mnoga podjetja so že spomladi s svojimi zaposlenimi izvedla anketo o prednostih in pomanjkljivostih dela od doma, rezultate pa uporabila za izboljšanje svojih kadrovskih praks. Če sami tovrstnih povratnih informacij še niste zbirali, je sedaj skrajni čas za to. Predvsem je pomembno, da izveste, na katerih področjih dela na daljavo oz. dela v spremenjenih okoliščinah vaša ekipa pričakuje največ težav (morda tudi na podlagi izkušenj med prejšnjim valom) ter s kakšnimi ovirami se spopadajo posamezniki. Poglejmo si le nekaj primerov:

  • So vaši zaposleni morda nevešči uporabe tehnologij za delo na daljavo? Organizirajte hitri tečaj ali namesto obstoječih programskih rešitev izberite komunikacijska orodja, ki so jim nekoliko bližje.
  • Če se zaposleni bojijo pomanjkljive organizacije, jih povabite k snovanju rešitev. Najodgovornejši posamezniki lahko prevzamejo posamezne organizacijske naloge (denimo preverjanje zasedenosti znotraj ekip, načrtovanje dela itd.) in so za svoj prispevek ustrezno nagrajeni …
  • Mnogo zaposlenih se je v času spomladanskega vala novega koronavirusa spopadalo z izzivom, kako ločiti službeno in zasebno sfero, saj so morali ob delu paziti na otroke ali skrbeti za starše, sorodnike itd. Pogovorite se s tistimi, ki jih tovrstne skrbi najbolj obremenjujejo in poiščite individualne rešitve (morda fleksibilnejši delovni čas, prihod v pisarno nekajkrat tedensko, začasna sprememba delovnih nalog …).
  • Imajo vsi vaši zaposleni ustrezne pogoje za delo od doma? Zagotovo koga pesti slaba internetna povezava, druge neustrezen delovni prostor. Nekatera podjetja zaposlenim sofinancirajo elektriko ali internet, ki ju potrebujejo za delo na daljavo. Vse več delodajalcev prav tako omogoča izposojo pisarniške opreme, kot so stoli, predalniki, printerji in podobno.

Ključno je, da ne ponavljate starih napak in na podlagi povratnih informacij sprejmete prave odločitve. Razmislite, na katerih področjih ste imeli spomladi največ težav ter skupaj z zaposlenimi poiščite rešitve. Bolje boste poskrbeli, da bodo ti imeli vse potrebno za delo, učinkovitejši bo delovni proces.

Učinkovito in transparentno komunicirajte

V obdobju splošne negotovosti, pomešane s strahom, negotovostjo, je še kako pomembno tudi, da znate pravilno in jasno komunicirati ter da poskrbite, da imajo vsi zaposleni informacije, ki jih potrebujejo za delo. Razvijte enoten in pregleden sistem obveščanja kolektiva o sprotnih ukrepih in spremembah. Pri tem vam lahko pomagajo naslednji koraki:

  • Določite glavni vir informacij. To je lahko poseben kanal na Slacku ali v kakem drugem komunikacijskem orodju, obveščanje prek elektronske pošte itd.
  • Izberite osebo, ki bo zadolžena za posredovanje vseh ključnih informacij in zagotavljanje, da je celoten kolektiv pravočasno obveščen o pomembnih dogodkih. Če v podjetju nimate kadrovika, lahko to vlogo prevzame vodja pisarne ali kdo od zaposlenih, ki je dobro organiziran in vešč uporabe komunikacijskih orodij.
  • Določite sistem obveščanja, ki je večini zaposlenih najbližje. Če denimo opazite, da velik delež ekipe ne spremlja obvestil, način informiranja ustrezno prilagodite (npr. organizirajte tedenske sestanke prek spleta itd.).
  • Ustvarite urnik obveščanja, denimo na vsake 3 dni ob točno določeni uri. Tako bodo zaposleni točno vedeli, kdaj bodo prejeli nove informacije, ter bodo takrat pozornejši.

Ni pa seveda pomembno le, kakšen sistem obveščanja uporabljate, temveč tudi, kako komunicirate. Bodite jasni, jedrnati in transparentni. Iskreno opišite situacijo, a poskusite sodelavce tudi razvedriti in jih ohrabriti. Za pozitivno energijo v kolektivu je namreč ključen pravi zgled.

Nujen je tudi sistem poročanja o delu

Ko so pisarne (skoraj) prazne, je tudi spremljanje opravljenega dela oteženo, zato je v času dela od doma bistveno pravočasno in učinkovito poročanje o delu. Že veste, kako bodo vaši zaposleni svojim nadrejenim posredovali informacije o opravljenih nalogah, tekočih projektih in razpoložljivosti?

Kako se lotite registracije delovnega časa in povezanih izzivov, je seveda odvisno od splošne ravni organizacije v kolektivu ter dosedanjega načina dela, a posebej če je izmenjava tovrstnih informacij sedaj potekala “organsko”, je čas, da razvijete vsaj preprost sistem beleženja delovnih nalog. Na ta način bodo vodje ekip ali ključni posamezniki v kolektivu lahko bolje spremljali prilagojen delovni proces in identificirali morebitne šibkosti. Tako bodo način dela po potrebi prilagodili in zagotovili, da bo slednje še vedno opravljeno pravočasno ter predvsem kakovostno.

zapisek koledar

S pozornim spremljanjem aktivnosti je obenem lažje določiti tudi zasedenost posameznih zaposlenih. Če bodo določeni člani ekipe preobremenjeni, drugim pa bo primanjkovalo dela, lahko kaj hitro pride do konfliktnih situacij na vseh ravneh, tega pa si v že tako neugodnih razmerah ne želi nihče.

V podjetjih, s katerimi sodeluje Optius, se spremljanja dela lotevajo na naslednje načine:

  • z rednim beleženjem ur na posameznem projektu;
  • s pomočjo aplikacij za razporejanje nalog (Asana, Meistertask itd.);
  • z izpolnjevanjem razpredelnic o zasedenosti posameznih članov ekip ali
  • s kratkimi sestanki, na katerih se razporedi delo za enega ali več dni vnaprej.

Jasna pravila igre

Kot smo že omenili, vsak zaposleni, posebej v času koronavirusa, doma nima enakih pogojev za delo, prav tako pa bo marsikdo delovni proces moral prilagoditi drugim obveznostim, kot je skrb za otroke. Da v tovrstni situaciji ne pride do prevelike zmede, lahko zagotovite s preprostimi pravili, ki se jih morajo držati vsi v ekipi:

  • Določite čas v dnevu, ko so vsi zaposleni dosegljivi in sodelavcem na voljo za vprašanja ali pomoč.
  • Predpišite sprejemljiv odzivni čas za komunikacijo s sodelavci, ne glede na to, ali gre za sporočilo na Slacku, elektronsko pošto ali neodgovorjen telefonski klic.
  • Določite enoten sistem obveščanja ekipe in nadrejenih o morebitnih izostankih od dela, nedosegljivosti …
  • Določite kontaktne osebe, na katere se zaposleni obračajo v primeru posameznih težav (ena oseba prevzame tehnične težave, druga organizacijske itd.) 

Kaj pa izjeme?

Morda se v vašem kolektivu najdejo tudi posamezniki, ki bi kljub omejitvam radi pogosteje prihajali na delovno mesto ali pa zaradi narave svojega dela oz. okoliščin nimajo druge izbire. Da boste čim bolje poskrbeli za njihovo varnost, že vnaprej sestavite seznam tovrstnih zaposlenih ter razmislite:

  • Na kakšne načine jim boste zagotovili varno delo (razdalja med mizami, ustrezna razporeditev po pisarnah, dovolj zaščitne opreme, redni protokoli razkuževanja, varnostni ukrepi v času malice ali odmorov za kajenje …)?
  • Kako jih boste ustrezno razporedili, da jih na delo ne bo prišlo preveč naenkrat (denimo tedenski turnus, prilagojen urnik prihoda na delo z omejenim številom prisotnih …)?
  • Kako boste zagotovili dosledno upoštevanje varnostnih ukrepov na delovnem mestu (kdo bo skrbel, da zaposleni ne pozabijo na svojo zaščito ter zaščito sodelavcev …)? 

delo na racunalniku muc

Krepite timski duh

Tudi če bodo zaposleni še prihajali na delo, se zaradi ukrepov najverjetneje ne bodo družili tako pogosto kot doslej, zato je krepitev povezanosti znotraj ekipe še kako pomembna. Kakšne pa so najboljše prakse za ohranjanje timskega duha?

  • Določite pester program aktivnosti, ki jih lahko izvajate prek spleta (virtualne kave, petkova druženja, kvizi, virtualni teambuildingi, skupne malice …).
  • Vzpostavite rutino spletnega druženja (denimo vsaj enkrat na teden ob točno določeni uri, da si lahko vsak zaposleni vnaprej rezervira čas …).
  • Spodbujajte tudi stike med posameznimi sodelavci. Motivirajte jih, da si vzamejo nekaj minut na dan za kratek video ali telefonski klic. Raziskave kažejo, da tovrstni vsakdanji pogovori krepijo duševno zdravje.
  • Skrbite za dobro počutje. Vzpostavite stik s posameznimi zaposlenimi in jih vprašajte, kako se počutijo, kako potekajo njihovi dnevi, kakšne težave jih pestijo … Če je kolektiv prevelik, naj to nalogo prevzamejo vodje posameznih ekip in kontaktirajo svoje. Pri tem boste hitro zaznali, če bo kdo od sodelavcem v večji stiski, ter mu učinkovito pomagali. Denimo z dodelitvijo t.i. buddyja, člana ekipe, ki bo v rednih stikih z njim ter poskrbel, da bo kolegu lažje. Tu je še posebej važno, da so vodje ekip s pozitivnim pristopom svetel zgled ostalim.
  • Spodbujajte skupno izmenjavo znanja. Več prostega časa v obdobju omejitev lahko vaši zaposleni odlično izkoristijo za nadgrajevanje svojih znanj in veščin. Spodbujajte jih, da se prijavijo na različne webinarje ali spletne tečaje, nato pa novo znanje delijo s kolegi.

Upajte na najboljše, a bodite pripravljeni na najslabše!

Četudi vsi upamo, da bo kriza čim prej minila, moramo biti pripravljeni na morebitne zaplete. V ta namen je modro izdelati načrte, s pomočjo katerih boste v primeru zapletov takoj ustrezno prilagodili delo in ne boste izgubljali časa. Kaj torej lahko storite vnaprej?

  • Dogovorite se, kdo lahko nadomesti ključne posameznike v ekipi, če bodo ti zaradi morebitne okužbe s koronavirusom in izolacije odsotni ali neoperativni. Razmislite, kdo lahko prevzame katero od njihovih nalog, kako boste prilagodili delovni proces ter kaj izostanek pomeni za časovnico dela.
  • Naredite načrt za organizacijo delovnega procesa v primeru številčnejših odsotnosti. Kako boste organizirali delo v podjetju, če zboli oz. je odsotnih več sodelavcev? Razmislite, kako prerazporediti manjši del kolektiva (morda tudi iz drugih timov) na ključne zadolžitve ter s tem ohraniti delovno aktivnost. Če v timu delate projektno, določite, kateri projekti so prioriteta in katere lahko v nujnem primeru odložite.
  • Pripravite protokol obveščanja v primeru, da se kateri od uslužbencev okuži s koronavirusom. Določite jasna pravila glede tega, koga se obvesti, da se lahko informacija čim prej prenese zaposlenim, ki so bile s to osebo v stiku in sproži vse previdnostne ukrepe. 

delo od doma z otorkom

Varujte prosti čas zaposlenih!

Posebej tisti, ki bodo znova delali od doma, se lahko hitro ujamejo v nevarno past: njihovo delo se lahko zavleče tudi v prosti čas. Zaposlenim dajte jasno vedeti, da morajo kljub dejstvu, da so njihova stanovanja hkrati tudi njihove pisarne, jasno ločiti med službenim in prostim časom. Spodbujajte jih, da si vzamejo trenutek zase in se posvetijo svojih hobijem itd.

Če je to mogoče, lahko določite ure, po kateri se vsi računalniki izklopijo in nihče več ni dolžan odgovarjati na sporočila ali klice. V nekaterih podjetjih so v času spomladanske karantene ob zaključku vsakega delovnika organizirali kratek videoklic, s katerim so simbolno zaključili delo in se poslovili drug od drugega.   

Zaposleni, ki se bodo lahko sprostili in uživali dovolj prostega časa, bodo namreč pri svojem delu bolj motivirani in učinkovitejši, posebej dolgoročno.

Optius je z vami

Pri Optiusu se skozi celotno obdobje pandemije trudimo po najboljših močeh pomagati delodajalcem, da bi kljub koronakrizi poslovali čim učinkoviteje, se hrabro spopadali s kadrovskimi ovirami ter ohranjali motivacijo svojih zaposlenih. Za vas nenehno pripravljamo nove HR nasvete in številne ugodnosti, kakršna je brezplačna objava prvega zaposlitvenega oglasa

 


banner 1080 px delodajalci