Zanimivo je, kako hitro smo se ljudje sposobni prilagoditi skoraj vsemu, ko nam zmanjka alternativnih možnosti. To je še posebej očitno, ko ustaljen tok življenja nenadoma prekinejo izredni dogodki, kakršnim smo priča v zadnjih dneh. Medtem ko je koronavirus popolnoma ohromil življenje v Evropi, večina od nas že načrtuje, kako bomo v prihodnjih tednih svoje službene obveznosti opravljali v samoizolaciji. Sestanke in druga srečanja v živo bo namreč zamenjalo delo od doma, pri katerem bodo naše najpomembnejše orodje za stik s sodelavci videokonference in drugi programi za spletno komunikacijo.
Tudi kadrovska služba pri tem seveda ni izjema. Mnoga podjetja so že v prejšnjih dneh preventivno odpovedala vse razgovore za zaposlitev v živo, od začetka tega tedna pa so v to primorana tudi vsa druga. Kot večina zaposlenih, ki si to lahko privoščijo, so namreč tudi kadrovniki obsojeni na delo od doma, to pa seveda pomeni, da bodo morali vse razgovore za delo v prihodnjem obdobju opraviti na daljavo.
Mnogim ta oblika dela sicer ni tuja, saj so razgovori za delo preko spleta v vse bolj globaliziranem svetu in mednarodno usmerjenem okolju vedno pogostejši pojav. Toda ker si tako množičnega prehoda na spletno komunikacijo verjetno ni predstavljal nihče, utegne večje število razgovorov na daljavo marsikomu povzročiti nekaj težav.
Podjetja, ki imajo razpisana prosta delovna mesta, bodo namreč v tem času še vedno prejemala prijave kandidatov, teh pa utegne biti celo več kot običajno. Ker še vedno živimo v upanju, da je trenutna situacija zgolj začasna, bodo namreč mnogi izmed nas več prostega časa izkoristili za iskanje novih priložnosti ter pisanje prošenj. Mnogi v hitrem tempu življenja morda niso niti razmišljali o menjavi službe, sedaj pa bodo v upočasnjenem toku življenja pomislili tudi na to možnost. Pozabiti ne gre niti na vse tiste, ki bodo v strahu pred prihajajočo krizo iskali zaposlitev v večjih, stabilnejših podjetjih.
Kako poskrbeti za nemotene razgovore za delo prek spleta?
Mnogi od nas imamo v službi za komunikacijo na daljavo na voljo posebne prostore z moderno opremo, s pomočjo katere je vsak spletni razgovor mala malica. Marsikdo doma takšnih možnosti nima, zato so poznavanje zlatih pravil za videoklice ključnega pomena. Poglejmo si, kako lahko sebi in sodelavcem znatno olajšamo delo od doma, kot kadroviki pa poskrbimo, da bodo naši razgovori za delo na daljavo minili brez nepotrebnih motenj. Tako boste med komunikacijo sproščeni ter osredotočeni zgolj na pogovor, ne na zunanje dejavnike.
- PREVERITE STROJNO IN PROGRAMSKO OPREMO
Saj veste, kako se glasi glavni Murphyjev zakon: “Če gre lahko kaj narobe, bo narobe tudi šlo.” Morda bo ravno v trenutku, ko boste želeli opraviti zaposlitveni razgovor, odpovedala vaša domača internetna povezava ali pa se bo vaš računalnik odločil, da se samodejno posodobi. Ravno pred pomembnim spletnim razgovorom gre lahko marsikaj narobe, zato se velja na vsak videoklic pripraviti dovolj prej, da lahko v primeru nevšečnosti še ukrepamo ali poiščemo drugačne rešitve.
Da se izognete nevšečnostim, vsaj pol ure pred samim razgovorom preverite, če imate vse potrebno ter če tako oprema kot programi ustrezno delujejo. So slušalke in mikrofon na svojem mestu ter pripravljeni na svojo misijo? Ali program za videoklic deluje? Morate za pogovor klikniti na kako povezavo, morda ustvariti profil
Tudi če boste ob preverjanju stanja naleteli na težavo, boste imeli ob časovni rezervi dovolj časa, da nanjo mirno odreagirate ter brez stresa pričnete videoklic. Če pa do nevšečnosti pride tik pred zdajci, se utegne vaša nervoza poznati med samim razgovorom za zaposlitev. - POSKRBITE ZA MIREN PROSTOR
Trenutno so naše zmožnosti gibanja precej omejene, mnogi pa smo obsojeni tudi na manjša stanovanja, katerih prostore si v času krize pogosteje delimo z bližnjimi. A če le lahko, poskusite razgovore za delo na daljavo organizirati tako, da jih boste opravljali v miru.
Če je to le mogoče, se umaknite v ločen prostor, proč od hrupa ali zvokov televizorja. Četudi ste sami trušča morda navajeni in se lahko osredotočite tudi ob vpitju, ropotu in glasni glasbi, se bo morda kandidat za delovno mesto zaradi distrakcij zmedel ali preveč podlegel tremi. Povejte družini ali sostanovalcem, da morate izvesti pomemben razgovor za zaposlitev in jih že vnaprej prosite za tišino in uvidevnost.
Poskrbite tudi, da se boste v prostoru pravilno namestili. Ne postavljajte se tako, da bo glavni vir svetlobe neposredno za vašim hrbtom, saj boste tako sebi kot tudi kandidatu za zaposlitev otežili pogovor. - BODITE UVIDEVNI DO DRUGIH
Če si prostor delite z drugimi, poskrbite tudi za njihovo nemoteno delo in dobro počutje. Za videoklic tako uporabite slušalke, govorite s primerno glasnostjo in, če je to le mogoče, poskrbite, da ljudi okrog sebe ne ujamete v objektiv kamere. Če je to neizogibno, jih prej opozorite, da bodo vidni na videoklicu. Tako boste poskrbeli za manj distrakcij, tako pri sebi kot pri kandidatu, hkrati pa v teh za vsakega med nami stresnih dneh preprečili nepotrebne konflikte s partnerji, otroki ali sostanovalci. - PAZITE NA NEPOTREBNE SPODRSLJAJE
Posebej če je v razgovor na daljavo vključena še tretja oseba, denimo vodja oddelka, na katerega se kandidat pripravlja, eden od članov vodstva ali kdo drug, je upoštevanje pravil, ki jih veleva komunikacija na daljavo, še pomembnejše.
Poslušajte govorce do konca in jim ne skačite v besedo, saj vas morda ne bodo slišali, zato boste povzročili zmedo v komunikaciji. Govorite jasno, razločno in dovolj počasi, za to pa prosite tudi ostale udeležence. Poskusite že na začetku na prijazen način vzpostaviti ključna pravila komunikacije.
Sploh v času, ko se vsi skupaj zadržujemo doma in morda nimamo na voljo svojih lastnih prostorov, pa je bistveno tudi, da pazimo na mikrofon in kamero. Če se denimo iz pogovora predhodno ali začasno odstranimo, ker moramo komu v svoji bližini kaj nujno sporočiti, prej izklopimo mikrofon in tako poskrbimo, da po nepotrebnem ne delimo svoje zasebnosti. - PRILAGODITE SE SOGOVORCU
Če ste v fazi zaposlitvenega razgovora, ko bi radi kandidatu predstavili določene aktivnosti, dosežke ali procese podjetja ter v ta namen z njim delite svoj zaslon, bodite posebej pozorni na svoje geste. Ne kažite stvari hitro, temveč se zavestno upočasnite, da vam bodo kandidat in drugi navzoči lahko sledili. Med kratkimi predstavitvami se tudi nasploh velja večkrat prepričati, da vam kandidati lahko sledijo, sploh če je povezava slabša in med pogovorom prihaja do prekinitev. - KANDIDATU PRAVOČASNO POSREDUJTE INFORMACIJE
Prav tako kot se morate vi sami ustrezno pripraviti na zaposlitveni razgovor, mora to storiti tudi kandidat. Pred njim je namreč stresna naloga – prepričati vas kot potencialnega delodajalca. Če ga pred izvedbo razgovora ne boste obvestili o pomembnih podrobnostih, boste tako povzročili le še več nervoze.
Da se izognete težavam, vsakemu kandidatu za zaposlitev dovolj zgodaj pred videoklicem posredujte vse potrebne podatke, torej katero orodje boste uporabili za klic, kam naj se prijavi oz. koga naj doda v pogovor, pokliče ipd. Če vse to storite pravočasno, bo stresa zagotovo manj.
Najboljša komunikacijska orodja za delo od doma in zaposlitvene razgovore
V času epidemije koronavirusa pa videoklicev zagotovo ne boste opravljali zgolj s kandidati za zaposlitev, temveč boste morali biti v nenehnem stiku tudi z vodstvom podjetja ali ključnimi sodelavci. Vaša naloga bo namreč zelo verjetno obsegala tudi spremljanje krize, informiranje zaposlenih in še mnogo s situacijo povezanih izzivov.
Predvsem če v podjetju še nimate urejenih komunikacijskih orodij, vam za lažje delo prilagamo spisek povezav, s pomočjo katerih se boste lahko s kandidati in sodelavci povezali tudi brezplačno.
Za video- ali konferenčne klice na prenosnem ali stacionarnem računalniku predlagamo:
Preko mobilnih naprav lahko uporabljate tudi:
Seveda lahko uporabite tudi katere koli druge aplikacije, ki omogočajo video klice.
Izkoristite prednosti sodelovalnih platform
Seveda pa še zdaleč ni nujno, da vsak pogovor spremenite v videoklic. Pri dogovarjanju na hitro namreč levji delež bremena lahko prevzamejo tudi kolaboracijske (sodelovalne) platforme, ki so pravzaprav danes stalnica v vseh moderno naravnanih podjetjih. Če z ekipo še niste preizkusili nobene izmed njih, imate sedaj odlično priložnost za to!
Kriza, polna priložnosti
Kaj torej kot delodajalci, kadrovniki in navsezadnje kot ljudje lahko odnesemo od nečesa tako negativnega, kot je globalna zdravstvena kriza? Kot nas uči preteklost, se iz kritičnih obdobij lahko ogromno naučimo, saj iz nas izvabijo najboljše. Tudi tokrat bo brez dvoma tako.
Na kadrovskem področju bo kriza nedvomno za seboj pustila silovitrazmah dela na daljavo, s tem pa tudi zaposlitvenih razgovorov prek spletnih orodij. Kar se bomo naučili v času epidemije – pa naj gre za učinkovito uporabo programov za spletno komunikacijo, zakonitosti videoklicev ali fleksibilno odzivanje na pomanjkljivosti individualnega dela ter samostojno reševanje sprotnih težav – nam bo namreč nadvse koristilo, ko prebrodimo najhujše.
Prepričani smo lahko, da bo opravljanje prvih razgovorov na daljavo, tako kot pravzaprav vsak spletna komunikacija, postalo dosti lažje tako za kadrovnike kot tudi za kandidate. Naša sposobnost dela in sodelovanja na daljavo bo lažje kos izzivom, ki jih prinaša povezovanje ekip na različnih koncih sveta, s tem pa bomo prihranili marsikateri strošek za dolgo pot na sestanek ali konferenco v živo. V času, ko narava potrebuje našo pomoč, so takšne sprembe dobrodošle.
Danes imamo skorajda vsi dostop do računalnikov ali vsaj tablic in pametnih telefonov. Torej kriza v tej obliki ne more biti izgovor, da do zaposlitvenega razgovora ne bi prišlo. Tako za kadrovnike kot tudi za kandidate za zaposlitev je epidemija koronavirusa tako odlična priložnost, da se povezujejo in pri tem pilijo svoje veščine spletnega komuniciranja.Tako se še enkrat več izkaže resnica, da s stopanjem narazen res lahko stopimo skupaj, svoje nove komunikacijske spretnosti uporabimo tudi takrat, ko glavna omejitev ne bo več koronavirus.
Povežimo se!
Več razgovorov na daljavo boste opravili, bolj boste med njimi sproščeni, suvereni in navsezadnje učinkoviti. Poleg tega boste s svojo pripravljenostjo na videoklic tudi v primeru, da boste prisiljeni na delo od doma, lahko dosegli tiste kandidate, ki druge opcije trenutno nimajo. Morda boste v podjetje prav na tak način pripeljali izjemne okrepitve!
Na portalu Optius zato predlagamo, da že v kadrovski oglas zapišete, na kakšen način želite komunicirati s kandidati in s tem postanete lažje dosegljivi za tiste, ki si želijo prav takšnega stika. Na ta način boste tudi sami dosegli več talentiranih kadrov in razširili svoje možnosti.
Zatorej ne pustite krizi, da vas omejuje, temveč jo izkoristite za svojo karierno rast ter karierno rast vseh drugih – tako sedanjih kot bodočih zaposlenih!
Pripravila: Mojca Tomšič, Optius.com
